Virtuelle Gesellschafter­versammlungen nunmehr dauerhaft möglich – jetzt Gesellschaftsvertrag/­Satzung ändern

Durch das „Gesellschaftsrechtliche COVID-19-Gesetz“ (COVID-19-GesG) konnten – ohne dass eine solche Regelung im Gesellschaftsvertrag oder der Satzung vorhanden sein oder neu aufgenommen werden musste – Versammlungen von Gesellschaftern und Organmitgliedern als „virtuelle Versammlungen“ stattfinden. Dies war allerdings lediglich als vorübergehende Lösung vorgesehen.

Nunmehr soll die Wahl, ob eine Gesellschafterversammlung oder Hauptversammlung physisch oder virtuell stattfinden soll, permanent zur Verfügung stehen. Die gesetzliche Grundlage hierfür bildet das mit 14.07.2023 in Kraft getretene „Virtuelle Gesellschafterversammlungen-Gesetz“ (VirtGesG).

Voraussetzungen für die Abhaltung virtueller Gesellschafterversammlungen

Das neue VirtGesG ermöglicht u. a. Kapitalgesellschaften, Genossenschaften und Vereinen die Abhaltung von virtuellen Versammlungen nach Maßgabe der Bestimmungen des VirtGesG.

Zwingende Voraussetzung für die Abhaltung einer virtuellen Versammlung ist aber eine diesbezügliche Erlaubnis im Gesellschaftsvertrag (bzw. Satzung oder Statuten). Dabei ist auch festzulegen, ob die Versammlungen von Gesellschaftern stets virtuell durchzuführen sind oder ob das einberufende Organ (das ist typischerweise die Geschäftsleitung) über die Form der Durchführung entscheidet. Im Hinblick auf größere Flexibilität empfiehlt sich, stets das einberufende Organ über die Form der Durchführung entscheiden zu lassen.

Mögliche Formen der Versammlung

Das VirtGesG sieht drei verschiedene Arten virtueller Versammlungen vor: Neben der einfachen virtuellen Versammlung und der moderierten virtuellen Versammlung besteht auch die Möglichkeit einer hybriden Versammlung (also einer Kombination aus virtueller und physischer Teilnahme).

Die einfache virtuelle Versammlung und die moderierte virtuelle Versammlung haben gemein, dass zu jeder Zeit eine „akustische und optische Zweiweg-Verbindung in Echtzeit“ („Videocall“) bestehen muss. Der Unterschied der beiden Versammlungen liegt darin, dass bei der einfachen virtuellen Versammlung jeder Teilnehmer die Möglichkeit hat, sich zu Wort zu melden, an allen Abstimmungen teilzunehmen und gegebenenfalls Widerspruch zu erheben, während hingegen bei der moderierten virtuellen Versammlung die Gesellschafter sich nicht unmittelbar zu Wort melden oder abstimmen können, sondern dem Gesellschafter vom Versammlungsleiter erst eine Redemöglichkeit eingeräumt werden muss. Die moderierte virtuelle Versammlung ist daher vor allem bei Versammlungen mit einer größeren Anzahl an Gesellschaftern sinnvoll, um eine strukturierte und reibungslose Durchführung der Versammlung zu gewährleisten.

Auch eine hybride Abhaltung – also physisch vor Ort mit einer zeitgleich erfolgenden virtuellen Übertragung – ist möglich, bei der die Gesellschafter frei zwischen einer physischen und einer virtuellen Teilnahme wählen können.

Sonderregelungen für börsenotierte Aktiengesellschaften

Für börsenotierte Aktiengesellschaften gilt es einige Besonderheiten zu beachten: So ist eine Satzungsbestimmung, die eine Durchführung von virtuellen oder hybriden Versammlungen vorsieht oder die Entscheidung hierüber dem einberufenden Organ überlässt, auf eine maximale Dauer von fünf vollen Geschäftsjahren zu befristen. Zudem können Aktionäre, welche in Summe Anteile im Ausmaß von mindestens 5 % des Grundkapitals halten, verlangen, dass die nächste ordentliche Hauptversammlung in Form einer Präsenzversammlung oder als hybride Versammlung durchgeführt wird.

Fazit

Die Möglichkeit der Abhaltung von virtuellen Versammlungen wurde ins „Dauerrecht“ übernommen. Es empfiehlt sich daher, umgehend eine Änderung des Gesellschaftsvertrages, der Satzung oder der Statuten vorzunehmen, um künftig bei der Durchführung von virtuellen Versammlungen flexibel zu sein.

Für die Beantwortung weiterer Fragen zu diesem Thema stehen Ihnen unsere Experten Alexander Müller und Michael Stierberger aus dem Team Unternehmens- und Gesellschaftsrecht gerne zur Verfügung.

Disclaimer

Dieser Beitrag stellt lediglich eine allgemeine Information dar und ersetzt keine Rechtsberatung. Die Haslinger / Nagele Rechtsanwälte GmbH übernimmt keinerlei Haftung für Inhalt und Richtigkeit dieses Beitrages.

 

16. August 2023

 

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