Whistleblowing-Meldesysteme
Wir helfen bei der Umsetzung und Aufarbeitung!
Internes Whistleblowing-System – Umsetzungsfrist endete am 17.12.2023
Welche Verpflichtungen ergeben sich für Unternehmen?
Das Kernstück des neuen HinweisgeberInnenschutzgesetzes (HSchG) ist die Pflicht zur Einrichtung eines internen Hinweisgebersystems ab 50 Mitarbeitenden. Die Umsetzungsfrist dafür endete am 17.12.2023.
Bereits bestehende Hinweisgebersysteme waren bis zum 17.12.2023 auf ihre Konformität mit den Vorgaben des HSchG zu prüfen und gegebenenfalls entsprechend anzupassen.
Wie muss die interne Meldestelle ausgestaltet sein?
Die Abgabe von Meldungen muss schriftlich oder mündlich möglich sein. Die internen Stellen sind mit den zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendigen finanziellen und personellen Mitteln auszustatten. Wegen der einfachen Handhabung haben sich in der Praxis digitale Hinweisgebersysteme in Form von Plattformlösungen etabliert.
Bei der Behandlung von Hinweisen muss stets unparteilich und unvoreingenommen vorgegangen werden. Um dies zu garantieren, haben Unternehmen entsprechende organisatorische Vorkehrungen zu treffen. Dabei besteht für Unternehmen auch die Möglichkeit, externe Berater*innen (z. B. Rechtsanwaltskanzlei) mit den Aufgaben der internen Meldestelle zu beauftragen.
Wie können wir Sie dabei unterstützen?
Unser interdisziplinäres Expert*innen-Team (Arbeitsrecht, Strafrecht, Datenschutz, Compliance) mit Praxiserfahrung in unterschiedlichen Branchen unterstützt Sie insbesondere bei folgenden Aufgaben:
Unterstützung bei der Einführung eines internen Hinweisgebersystems: Wir unterstützen Sie bei der Konzeptionierung und Implementierung eines den Anforderungen des HSchG entsprechenden, aber auch auf Ihre individuellen Bedürfnisse angepassten Hinweisgebersystems. Begleitend dazu unterstützen wir Sie beim richtigen Umgang mit Whistleblower*innen und einlangenden Meldungen, machen Vorschläge für interne Kommunikationsmaßnahmen und führen Schulungen für betroffene Mitarbeiter*innen durch.
Rechtliche Prüfung bestehender Hinweisgebersysteme: Wir prüfen, ob das in Ihrem Unternehmen bereits bestehende Hinweisgebersystem allen Anforderungen des HSchG entspricht. Im Zuge der Prozessanalyse identifizieren wir Schwachstellen und liefern Vorschläge zur Weiterentwicklung und Verbesserung der bestehenden Strukturen („Health Check“).
Unterstützung bei der Aufarbeitung eingelangter Meldungen: Wir unterstützen Sie bei der gesetzeskonformen Aufarbeitung von eingelangten Meldungen aus allen Bereichen. Wenn Rechtsverstöße festgestellt werden, beraten wir Sie bei der Durchsetzung oder Abwehr von allfälligen Ersatzansprüchen sowie bei möglichen Schadensminderungsmaßnahmen (Selbstanzeige, Tätige Reue, etc.).
Welche Vorteile bringt ein Whistleblowing-System?
Neben dem Schutz vor etwaigen Verwaltungsstrafen (die bei einem unzureichenden Umgang mit internen Meldungen drohen) birgt ein funktionierendes Whistleblowing-System auch weitere Vorteile für Ihr Unternehmen:
- Schafft Vertrauen: Ein funktionierendes Whistleblowing-Systemgibt den Mitarbeitenden oder sonstigen unternehmensnahen Personen die Gewissheit, dass ihre Hinweise und Anliegen ernst genommen, angemessen bearbeitet und entsprechende Folgemaßnahmen gesetzt werden.
- Schutz der Reputation: Vertrauen in das interne System verringert die Wahrscheinlichkeit, dass sich Whistleblower*innen mit ihren Hinweisen und Anliegen an externe Stellen wenden und Informationen über angebliche Rechtsverstöße unkontrolliert an die Öffentlichkeit gelangen.
- Erkennen von Gefahrenbereichen: Durch ein funktionierendes Whistleblowing-System können allfällige Rechtsverstöße im Unternehmen frühzeitig erkannt und saniert werden (z. B.: interne Ermittlungen, strafbefreiende Selbstanzeigen etc.).
- Risikominimierung: Die Kenntnis bestehender Risiken ermöglicht es, rechtzeitig entsprechende Gegenmaßnahmen zu ergreifen und zukünftige Rechtsverstöße zu vermeiden.
Kontaktieren Sie unsere Expert*innen!
Wir unterstützen Sie gerne.
Disclaimer
Dieser Beitrag stellt lediglich eine allgemeine Information dar und ersetzt keine Rechtsberatung. Die Haslinger / Nagele Rechtsanwälte GmbH übernimmt keinerlei Haftung für Inhalt und Richtigkeit dieses Beitrages.
17. November 2023
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