Datenschutzkonformer Umgang mit Mitarbeiter-Mails

Ein bedeutsames Thema, das in der Entscheidungspraxis bislang kaum behandelt wurde, betrifft die Weiterleitung von E-Mails dauerhaft oder vorübergehend abwesender Mitarbeiter*innen. Nunmehr hatte die österreichische Datenschutzbehörde (DSB) erstmals Gelegenheit, den diesbezüglichen Rechtsrahmen zu konkretisieren.

Der Anlassfall

Im Anlassfall ging es um einen Arbeitnehmer, dem für Arbeitszwecke zwei E-Mail-Adressen zur Verfügung gestellt wurden, die dieser auch privat nutzen durfte. Nach Ausscheiden des Arbeitnehmers wurden in seinem ehemaligen Postfach eingehende E-Mails an eine firmeninterne E-Mail-Adresse weitergeleitet, um eine rasche Beantwortung von Kundenanfragen zu gewährleisten. Dabei stellte sich heraus, dass der Dienstnehmer gegen ein nachvertragliches Konkurrenzverbot verstieß. Diese Mails wurden in weiterer Folge ausgedruckt und als Beweis vor dem Arbeits- und Sozialgericht verwendet. Dagegen erhob der ehemalige Mitarbeiter Beschwerde bei der Datenschutzbehörde.

Recht auf Geheimhaltung wirkt nicht absolut

Die Weiterleitung von (auch) privaten E-Mails einer/eines Mitarbeiters*in, nach deren/dessen Ausscheiden aus dem Dienstverhältnis greift in das Recht auf Geheimhaltung ein. Dieses (Grund-)Recht gilt jedoch nicht absolut, sondern kann beschränkt werden. Beschränkungen des Geheimhaltungsrechts sind in Entsprechung der in der DSGVO angeführten Rechtfertigungsgründe beispielsweise mit Zustimmung der/s Betroffenen oder zur Wahrung überwiegender berechtigter Interessen eines anderen zulässig. Letztere waren vorliegend einschlägig.

Überwiegendes berechtigtes Interesse an der Weiterleitung der E-Mails

So bestätigte die DSB grundsätzlich das berechtigte Interesse des Dienstgebers, E-Mails seines ehemaligen Mitarbeiters weitergeleitet zu erhalten und einzusehen, um einen ungestörten Geschäftsablauf zu ermöglichen. Dies galt fallbezogen umso mehr, als der Mitarbeiter einen Fachbereich leitete, direkt mit Kunden in Kontakt stand und daher auch Kundenanfragen über seinen Account zu erwarten waren.

Die DSB berücksichtigte ferner, dass der ehemalige Dienstnehmer im Vorfeld von der Weiterleitung seiner Mails im Falle seines Ausscheidens informiert war und daher auch mit einer solchen Verarbeitung seiner Daten rechnen musste.

Zwar wurde dem Dienstnehmer die private Nutzung seiner dienstlichen E-Mail-Adressen zugestanden, doch trug der Dienstgeber auch diesem Umstand insofern Rechnung, als er in E-Mails erst dann Einsicht nahm, nachdem er sich durch Kontrolle des Betreffs und Absenders vergewissert hatte, dass ein dienstlicher Zusammenhang einer betreffenden Mail anzunehmen sei.

In Summe schlug daher die Interessensabwägung zugunsten des Dienstgebers aus.

Dass fallbezogen die Weiterleitung nur an die beiden Geschäftsführer und einen weiteren Mitarbeiter erfolgte, die Maßnahme von begrenzter Dauer war, sie erst begonnen wurde, als der Dienstnehmer ausschied und private Mails wie beschrieben aussortiert wurden, was ebenso für Verhältnismäßigkeit des Eingriffs gesprochen hätte, wurde von der DSB nicht mehr gesondert berücksichtigt.

Widerruf nicht ohne Weiteres möglich

Zu beachten ist, dass dann, wenn die/der Dienstgeber*in – wie im Anlassfall – die Rechtmäßigkeit nicht auf eine bloße Einwilligung, sondern auf überwiegende Interessen stützt, der Datenverarbeitung nicht ohne Weiteres widersprochen werden kann. Vielmehr hätte die/der Dienstnehmer*in zu behaupten und nachzuweisen, dass Gründe, die sich aus ihrer oder seiner besonderen Situation ergeben einer Datenverarbeitung entgegenstehen.

Conclusio

Zusammenfassend kann ein/e Dienstgeber*in ein überwiegendes Interesse an der Weiterleitung von E-Mails nach Ausscheiden der/s Dienstnehmer*in haben. Im Streitfall werden diese jedoch auf die Probe gestellt und gegen die Interessen der/s Dienstnehmer*in abgewogen. Die/der Dienstgeber*in sollte die Notwendigkeit einer Weiterleitung daher idealerweise im Voraus prüfen und derartige Maßnahmen transparent an ihre/seine Belegschaft kommunizieren.

Für die Beantwortung weiterer Fragen zu diesem Thema stehen Ihnen unsere Expertinnen und Experten aus dem Team Datenschutz gerne zur Verfügung.

Disclaimer

Dieser Beitrag stellt lediglich eine allgemeine Information dar und ersetzt keine Rechtsberatung. Die Haslinger / Nagele Rechtsanwälte GmbH übernimmt keinerlei Haftung für Inhalt und Richtigkeit dieses Beitrages.

 

1. Juli 2021

 

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