Gesetzliche Verpflichtung zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems

HinweisgeberInnenschutzgesetz beschlossen – was bedeutet das für Sie?

Mit über einem Jahr Verspätung hat der österreichische Nationalrat am Mittwoch das lange erwartete HinweisgeberInnenschutzgesetz (HSchG) beschlossen. Mit seinem Inkrafttreten ist in Kürze zu rechnen. Was es nun zu tun gilt und wie wir Sie dabei unterstützen können, erfahren Sie nachstehend.

Welche Verpflichtungen ergeben sich aus dem Gesetz?

Das Kernstück des HSchG ist die Pflicht zur Einrichtung eines internen Hinweisgebersystems ab 50 Beschäftigten. Die Abgabe von Meldungen muss schriftlich oder mündlich möglich sein. Die internen Stellen sind mit den zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendigen finanziellen und personellen Mitteln auszustatten. Wegen der einfachen Handhabung haben sich in der Praxis digitale Hinweisgebersysteme in Form von Plattformlösungen etabliert.

Bei der Behandlung von Hinweisen muss stets unparteilich und unvoreingenommen vorgegangen werden. Um dies zu garantieren, haben Unternehmen entsprechende organisatorische Vorkehrungen zu treffen. Dabei besteht für Unternehmen auch die Möglichkeit, externe Berater (z. B. Rechtsanwälte) mit den Aufgaben der internen Meldestelle zu beauftragen.

Bis wann muss das interne Hinweisgebersystem eingerichtet werden?

Bei der Frist für die Implementierung eines internen Hinweisgebersystems wird hinsichtlich der Größe des betroffenen Unternehmens unterschieden. In Unternehmen und juristischen Personen des öffentlichen Sektors mit 250 oder mehr Beschäftigten muss die interne Meldestelle bis 25. August 2023 eingerichtet werden. Unternehmen und juristischen Personen des öffentlichen Sektors mit 50 bis 249 Beschäftigten wird eine verlängerte Umsetzungsfrist bis zum 17. Dezember 2023 gewährt.

Bereits bestehende Hinweisgebersysteme sind in diesen Zeiträumen auf ihre Konformität mit den Vorgaben des HSchG zu prüfen und gegebenenfalls entsprechend anzupassen.

Welche Rechtsverstöße sind vom Gesetz umfasst?

Das Gesetz gilt grundsätzlich für Hinweise hinsichtlich der Verletzungen von Vorschriften aus folgenden Bereichen:

• Rechtsverstöße in spezifischen Rechtsgebieten, wie etwa öffentliches Auftragswesen, Finanzdienstleistungen, Umweltschutz, öffentliche Gesundheit, Verbraucherschutz, Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten etc.;
• Verhinderung und Ahndung von Straftaten nach den §§ 302 bis 309 StGB (z. B. Missbrauch der Amtsgewalt, Bestechung und Geschenkannahme);
• Verletzungen von Unionsvorschriften über Wettbewerb und staatliche Beihilfen sowie andere ausgewählte Binnenmarktvorschriften.

Trotz umfassender Kritik hat der österreichische Gesetzgeber den sachlichen Anwendungsbereich nicht erweitert, sodass praktisch relevante Verstöße gegen das Arbeitsrecht, aber auch Tatbestände wie Diebstahl, Betrug, Untreue, Mobbing, sexuelle Belästigung oder Diskriminierung nicht erfasst sind.

„Das Gesetz hat zweifelsohne gewisse Schwachstellen. Dennoch liegt es nunmehr in der Hand der Unternehmen, was sie daraus machen. Das Gesetz bietet ein Grundgerüst mit Mindestanforderungen, verbietet den Unternehmen aber nicht, darüber hinaus zu gehen und selbstständig die vorhandenen Schwachstellen durch klare und transparente unternehmensinterne Regelungen zu beheben. Unternehmen sollten das Gesetz als Chance sehen, nachhaltige Veränderungen in der Unternehmenskultur herbeizuführen. Die Zeiten des Wegschauens müssen nun endlich vorbei sein.“

Thomas Baumgartner, Rechtsanwalt und zertifizierter Compliance Officer

Welche Vertraulichkeitsregelungen sind zu beachten?

Das Gesetz enthält entsprechende Regelungen um den Schutz der Identität der an der Hinweisgebung beteiligten oder von ihm betroffenen Personen sowie den Schutz ihrer personenbezogenen Daten sicherzustellen. Über den Kreis der unmittelbar mit einem Hinweis befassten Personen hinaus darf die Identität von HinweisgeberInnen oder betroffener Personen nur dann offengelegt werden, wenn dies im Rahmen behördlicher Untersuchungen oder eines verwaltungsbehördlichen oder gerichtlichen Verfahrens im Hinblick auf die Stichhaltigkeit und Schwere der erhobenen Vorwürfe und im Hinblick auf eine Gefährdung der Person verhältnismäßig ist.

Die Verletzung der Bestimmungen zum Schutz der Vertraulichkeit wird mit hohen Bußgeldern geahndet. Auf entsprechende Vorkehrungen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit ist daher ein besonderes Augenmerk zu legen.

Welche Strafen drohen?

Die (versuchte) Behinderung oder Unterdrucksetzung von HinweisgeberInnen, die Ergreifung von Vergeltungsmaßnahmen (z. B. Herabstufung oder Versagung einer Beförderung, Versagung der Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen, Disziplinarmaßnahmen), die Verletzung der Vertraulichkeit sowie die Abgabe eines wissentlich falschen Hinweises wird mit einer Verwaltungsstrafe von bis zu EUR 20.000 (im Wiederholungsfall bis zu EUR 40.000) bestraft.

Wie erfolgt die Umsetzung in der Praxis?

Bei der Einrichtung eines Hinweisgebersystems und der Bearbeitung eingegangener Hinweise stellen sich neben spannenden Rechtsfragen (insb. im Bereich Datenschutz, Arbeitsrecht, etc.) auch Fragen zur erfolgreichen praktischen Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben. Die Herausforderungen dabei sind vielfältig und betreffen unter anderem folgende Themen:

• Wie stelle ich sicher, dass das Hinweisgebersystem im Unternehmen tatsächlich angenommen wird? Wie verhindere ich Missbrauch?
• Welche Ressourcen brauche ich für die Bearbeitung der Hinweise? Wer sollte welche Hinweise bearbeiten? Wie sichere ich die Vertraulichkeit?
• Wie verhindere ich Vergeltungsmaßnahmen? Und wie vermittle ich diese Sicherheit an potentielle HinweisgeberInnen? Welche Maßnahmen sollte ich bei bestätigten Verfehlungen setzen – Stichwort „zero tolerance“?

Wie können wir Sie dabei unterstützen?

Um eine rechtskonforme und auch praktisch erfolgreiche Umsetzung zu gewährleisten, ist interdisziplinäre Arbeit gefordert. Unser Expertenteam, mit AnwältInnen aus unterschiedlichen Rechtsbereichen (Arbeitsrecht, Strafrecht, Datenschutz, Compliance), unterstützt Sie gerne dabei, jene Lösung zu finden, die genau auf Ihre individuellen Anforderungen und Bedürfnisse zugeschnitten ist

Testen Sie unser „Whistleblowing-System“!

Mit unserer breiten praktischen Erfahrung stehen wir Ihnen insbesondere bei folgenden Aufgaben zur Seite:

Unterstützung bei der Einführung eines internen Hinweisgebersystems: Unsere ExpertInnen unterstützen Sie bei der Konzeptionierung und Implementierung eines den Anforderungen des HSchG entsprechenden, aber auch auf Ihre individuellen Bedürfnisse angepassten Hinweisgebersystems. Begleitend dazu unterstützen wir Sie beim richtigen Umgang mit Whistleblowern und einlangenden Meldungen, machen Vorschläge für interne Kommunikationsmaßnahmen und führen Schulungen für betroffene Mitarbeiter durch.

Rechtliche Prüfung bestehender Hinweisgebersysteme: Unsere ExpertInnen prüfen, ob das in Ihrem Unternehmen bereits bestehende Hinweisgebersystem den Anforderungen des HSchG entspricht. Im Zuge der Prozessanalyse identifizieren wir Schwachstellen und liefern Vorschläge zur Weiterentwicklung und Verbesserung der bestehenden Strukturen („Health Check“).

Unterstützung bei der Aufarbeitung eingelangter Meldungen: Mit unseren interdisziplinären, fallspezifisch zusammengestellten Expertenteams unterstützen wir Sie bei der gesetzeskonformen Aufarbeitung von eingelangten Meldungen aus allen Bereichen (Strafrecht, Arbeitsrecht, Umweltverstöße, Diversity, Diskriminierung, sexuelle Belästigung etc.). Wenn Rechtsverstöße festgestellt werden, beraten wir Sie bei der Durchsetzung oder Abwehr von allfälligen Ersatzansprüchen.

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Wir unterstützen Sie gerne.

Disclaimer

Dieser Beitrag stellt lediglich eine allgemeine Information dar und ersetzt keine Rechtsberatung. Die Haslinger / Nagele Rechtsanwälte GmbH übernimmt keinerlei Haftung für Inhalt und Richtigkeit dieses Beitrages.

 

3. Februar 2023

 

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